Продолжая мысль. В общем я не вижу смысла отказываться, в ситуации типа вашей, от услуг предоставляемых другими компаниями, ну там, Office 365, Evernote, Dropbox и им подобных. Есои в фирме не тысяча человек работает, то в ряде случаев будет удобнее и дешевле.