Вообще, это инженер должен был все настроить и объяснить, как оно работает. Воркфлоу с давних пор работает в связке с шутером не через хотфолдер, а через JDF. Главное тут - одна версия.
Если есть лицензия автоматизации, то автоматические спуски легко создаются, через сигну. Если есть лицензия...