Учет и менеджмент проектов в типографии/издательстве

[lukoie]

Привет друзья.
Дело такое, я работаю дизайнером и дптшником в типографии. Задачи примерно однородные - куча кондитерских фабрик обслуживается, также разные коробки, этикетки, буклеты. открытки, и т.п. Крупные тиражи, мелочи не делается.
Территориально разделены сама типография(за городом, но есть интернет) и издательский комплекс.
Хотелось бы уже ввести нормальный менеджмент проектов, а то за столько лет привыкли делать как делается, и не замечать траблов, которые можно было бы избегать.

Итак, как делается сейчас, очень упрощенно можно описать так:
1. поступает заявка от менеджера,
2. делается дизайнерская работа(в т.ч. крой/кройник),
3. уходит на утверждение заказчику,
4. приходит утверждение с подписью, подшивается степлером к заявке(или если нужна правка то гоуту п.3),
5. при поступлении оплаты и отмашки от менеджера делается фотовывод или ситипи

Как должно быть:
Надо увязать в одной crm: клинтов, менеджеров, дизайнеров и типографию.

Есть что-то посоветовать, или расскажите как это дело автоматизировано у вас?

У нас пока всё на бумажках.
1. Секретарь печатает заказ на бумаге(ага, на бэушном черновике с чистой стороны). Пишет дату поступления заявки.
2. Дизайнер делает свою работу, на этой же бумажке вписывает дату и что было сделано. Уточнения по тонкостям(пантоны, оверпринты, карманы, крои и т.п.) - по телефону, устно, нигде письменно не фиксируются.
3. Джипег скидывает на сетевую шару конкретного менеджера для передачи клиенту на утверждение. И/или распечатывает 1к1 для утверждения и подписи.
4. После отмашки менеджера(приходит чтобы устно сказать) делается фотовывод, посылается по сети, и в заявке дописывается дата сдачи. Типографии посылается по электронке джипеги для сверки на месте с фотовыводом. Если заказ новый, а не повторный, делается цветная распечатка 1к1, и везется в типографию чтобы было перед глазами цвет, крой и размеры.
5. В вордовском документе(у каждого свой) ведется табличка, куда вписывается какие фотовыводы были сегодняшним числом.
6. Заявка перекладывается из верхней коробочки для бумаг в нижнюю.

Короче, алгоритм наработан, но морально устеревший.
У кого сделано по умному, или есть идеи как бы надо сделать правильно?
Заранее благодарен за идеи и делёж опытом!

 

[lukoie]

Кстати, и файлы у каждого дизайнера хранятся у себя, нет единого хранилища. Крои также у каждого в корне есть директория с кроями, туда копируются крои для каждого из заказов, чтобы лежали отдельно копией.
Причем если дизайнер меняется, например уходит в декрет, то следующий делает свою папку, где ему кажется удобным ее сделать, и начинается заново, директории того же заказчика создаются уже в личной директории, может даже на другом диске на том же компьютере. Короче, надо что-то и с этим решать.

 

[lukoie]

Допишу еще, может просто для будущих поколений, но что же должна решать сиэремка:
- Прозрачность для учета и контроля работы. Что делается, на каком этапе и кто ответственнен. Что кем было сделано за конкретный промежуток времени.
- Максимально упразднить человеческий фактор, чтобы внезапно пропавший менеджер или дизайнер(всякое бывает, может и машина навсегда сбить и заболеть острым аппендицитом на месяц) могли быть заменены, и это не вызывало лишних дрязг и непонятностей.
- Фиксировать отвественность в письменном виде. Если заказ поступил неделю назад, а дизайнер ссылается на загруженность, то чтобы была возможность убедиться какие в данный отрезок времени были у него заказы, (может просто сидел вконтакте). Если печатники сказали делать выворотку, а потом отнекиваются что такого не говорили, то такие вещи должны быть зафиксированы письменно в заказе, чтобы знать чей косяк.
- Стандартизация процессов для каждого звена.
- Статистика по конкретному заказчику. Чтобы не полагаться на память менеджера(угу, того самого, бывшего, что с машиной да навсегда). И визуально можно было оценить в два клика работу с заказчиком.
- Стандартизировать обмен данными. А то телефон, аська, почта, фтп, сетевые диски, интранет чат, дропбокс - в общем хаос.

 

[Dmitrij M]

Есть стандарт ISO для организации подобного рода процессов. Не знаю, как глубоко там все расписано, моя знакомая типография получила такой сертификат. Там любой шаг документирован.
А вообще – на рынке масса программ для контролирования прохождения работы в организации. Многие имеют графический интерфейс с деревом задач, в котором каждый этап можно расписать по времени in/out, там же можно видеть нагрузку отделов и работников. Многие из таких программ имеют облачные базы данных, позволяющие исполнителям отчитываться удаленно в пределах допуска к этой базе.

 

[lukoie]

Простите, но Ваш ответ довольно неинформативен. Вроде и сказали что-то, общеизвестное, но по делу ничего не сказано. Хотя для семинаров и докладов такой ответ бы конечно сгодился, не спорю.

 

[JAW]

К сожалению всё плохо.
Да, CRM системы в принципе существуют, но даже не то, что они денег стоят не слабых, так их ещё внедрять нужно, по практике практически все кого я знают пользуются самописными.

У нас используется довольно простенькая написанная под заказ база данных, но она не решает всех задач, однако довольно серьёзно помогает.

В общем всё проходит через бланк заказа, в котором все ставят свои номера.

 

[splxgf]

Не страдайте фигней, работайте как работали. Ну разве что высшее начальство так пожелало, тогда нужно будет что-то сделать для отмазки.
Хранилище макетов конечно должно быть единое сетевое.
Дизайнеров на сделку, чтобы фигней не страдали... Списки заказов должны быть тоже едиными. Контакты заказчиков тоже.
Ну вобщем по-мелочам упорядочить работу, создать единую базу и на этом остановиться.
Все важные примечания, пантоны и прочее выносятся на распечатку для утверждения.

 

[lukoie]

@splxgf, Вы сами участвуете в подобных производственных процессах? Как это реализовано у вас?
1 начальство не в курсе что может быть лучше и удобней. Ёжики страдали, плакали, но продолжали есть кактус.
2 Ага, сетевое, но не совсем понятно как работать с гигантскими файлами по сети. То ли на локалхосте править, а потом перекидывать сданный проект на сетевое хранилище, то ли чтобы просто синхронизировалось. Ведь если дизайнер1 послал на утверждение файл, потом он умер или заболел желтухой, то дизайнеру2 надо иметь возможность такой файл найти. Потому макет на утверждение должен вроде тоже храниться в сетевом хранилище. А ведь проект еще не сдан. Вот и хотелось бы понять, как правильно сделать.
3 Дело не в страдании фигней, а в том, чтобы можно было вести нормальный учет работы. Чтобы ясно было кто какой объем работы сделал за одинаковый промежуток(день, месяц, год). Пока не понятно как это осуществить. Пока спрашиваю у каждого "ты что сделал тогда-то?"
4 Вот списки заказов и должны быть основой такой системы ведения учета, я так понимаю. Чтобы и секретарь не был незаменимым человеком, и сразу было видно у кого какой заказ в работе, на какой стадии, и смотреть какие заказы, когда и через кого проходили. Даже например для того, чтобы перевести тех же дизайнеров на сделку, как Вы говорите нужно вести подобный учет работы. А пока как? В экселе, или блокнотике?
5 Контакты, опять же, как вести? В отдельном экселевском файле? Каждый менеджер в своем? И как только решит уйти(а даже и переметнуться!) - свою базу ношу с собой? : ) У меня был такой заказчик - завод картин из янтаря: менеджер по продажам ушла к конкуренту, и всю базу с собой. Да, подобные недочеты менеджмента надо учитывать когда еще не поздно. И мне кажется что оно должно в единой программе присутствовать. Проект не только к менеждеру и дизайнеру назначаться. но и по клиенту, чтобы выборку статистики в итоге делать по любому из участников проекта.
6 По мелочем оно как раз и упорядочено. У каждого по своему.
7 Примечания и пантоны они-то выносятся и утверждаются. А дальше? Где у меня отметить что оно отдано и кем утверждено.
Вот к примеру, лежит сейчас у меня крой на шоколадные конфеты, выводить надо не только правленный текст золота, но и пантон фона, потому что выворотка. Это я по телефону узнал, и поставил отметку на заказе. Устно. А если надо еще что-то - мне вполне могут сказать "а я такого не говорил", или "а я думал это и так понятно" или "а меня не переспросили", а так бывает - сами небось знаете как умеют стрелы переводить и спрыгивать.
Потому по заказу, мне кажется, должны печатники также ставить свою "done", что всё, что им нужно они получили, вопросов больше нет. Чтобы потом не возникало вопросов.

 

[lukoie]

У нас используется довольно простенькая написанная под заказ база данных, но она не решает всех задач, однако довольно серьёзно помогает.

А могли бы показать скрин(чувствительные детали можно замазать) вашей БД для учета?

В общем всё проходит через бланк заказа, в котором все ставят свои номера.

Но ведь по сути, это первичка, а как дальше по-умному организовать процесс - вот этого бы хотелось.

 

[JAW]

А могли бы показать скрин(чувствительные детали можно замазать) вашей БД для учета?

Завтра, но это скорее всего ничего не даст.

Но ведь по сути, это первичка, а как дальше по-умному организовать процесс - вот этого бы хотелось.

Смотри, есть лист с параметрами заказа, к нему прикладывается лист по операциям, если что-то заумное.
Всё сшито, отдельный лист даётся в резку на подготовку бумаги.
К этому ещё подшивается расчпечатка (формпруф).
По мере прохождения в нём делаются отметки.
В базе данных (у нас по сути всего 4 участка, которые могут сделать эту отметку), Предпечатка, копировка, печатный, послепечатка. По мере прохождения заказ передаётся между этими заказчиками (состояние видно в базе). Менеджеры соответственно тоже при выписке пользуются базой, она же хранит координаты заказчика, цену заказа, состояние (Открыт, в работе, закрыт). Из бонусов, предпечатка и менеджеры могут поднять старый заказ по заказчику, если вдруг что то делается аналогичное старым. Собственно эта база и формирует техническое задание.
Предпечатка может благодаря этому сделать идентичный спуск или монтаж, найти файлы.

Из гадости слишком много в принципе никому не нужных телодвижений. В результате естественно забываем перевести, указать номер и т.п. приколы, за что получаем по шее нещадно и постоянно, но не лечится...
Например сегодня был получасовой разговор, что предпечатка не ставит номера, дело в том, что мы и так знаем кто что делал, на спуске полос в подписи стоит номер и так, плюс индивидуальные особенности подготовки файлов. А нам... Сделать спуск, выложить на CtP позвонить, записать CIP3 файл, перевести заказ, отметить номер в наряде, многовато операций, что то пропускаешь. Есть подстраховка, но не всегда срабатывает.

 

[splxgf]

2 Ага, сетевое, но не совсем понятно как работать с гигантскими файлами по сети.

Гигантскими это сколько? Гигабитная сетка вполне обеспечивает комфортные 50 мегабайт в секунду (ну или в теории чуть больше сотки). 1 гигабайт передается 20 секунд.
Для особо требовательных можно поставить 10Gb (хотя это несколько затратно, но есть бюджетные решения). Но это перекроет и скорость чтения с обычного харда и с SSD вместе взятых.
Зато это единое место хранения, спокойно все архивируется и можно передать работу в любой момент времени.
У нас это общий сетевой диск, заказ хранится в папке под своим номером, в папке заказа все исходники, рабочий файлы и туда же кладутся файлы на утверждение.
Менеджер берет файл и отправляет заказчику из этой же папки (у них права только на чтение).

 

[splxgf]

3 Дело не в страдании фигней, а в том, чтобы можно было вести нормальный учет работы. Чтобы ясно было кто какой объем работы сделал за одинаковый промежуток(день, месяц, год). Пока не понятно как это осуществить. Пока спрашиваю у каждого "ты что сделал тогда-то?"

Зачем?
У меня все на виду, когда кто-то бездельничает это и так видно. Учет нужен для важных показателей, обычно это производственные. Можно учитывать кто сколько в туалет ходит и вычислить засранцев, но к эффективной работе это не имеет отношения.
Для учета кто сколько сделал перед выводом заполняется табличка с номером заказа, заказчиком, менеджером, дизайнером, количеством работ/форм, и категориями сложности. Этого достаточно для базовых расчетов.

 

[splxgf]

Контакты, опять же, как вести? В отдельном экселевском файле? Каждый менеджер в своем?

С точки зрения фирмы это конечно должна быть единая и актуальная база. Интегрировать ее с управлением заказов не стоит (точнее стоит очень дорого). На рынке полно систем CRM, выбирайте максимально удобную и менеджеры ее сами заполнят при минимальных использованиях кнута.

 

[splxgf]

6 По мелочам оно как раз и упорядочено. У каждого по своему.

Сделайте единый порядок работы с заказами... Все должно быть в единой папке, определенные подпапки, единый стиль оформления и прочее.

 

[splxgf]

1 начальство не в курсе что может быть лучше и удобней.

Это не просто взяли и сделали хорошо, это нужно и определенные решения и средства на их реализацию.
Своими силами можно сделать только небольшие базы, хотя вести заказы по менеджерам, клиентам и работать с архивом вполне реально.

 

[polbol]

От бумажных "бегунков", имхо, в полиграфии не обойтись. Всякие электронные помощники - это еще людей надо заставить вбивать, вносить туда данные. Да еще с разными правами доступа.
Покупка CRM и иных систем дело не дешевое, внедрение еще и нервное.
Разбейте все на этапы. Первое как ребята и говорят, единое сетевое хранилище(с бэкапом). Правила создания папок, их именование и работа с ними придется прописать и следить за этим. (иначе анархия).
Второе: легкая автоматизация какого-либо процесса. (может на базе Оутлука или другой программы "управление проектами"). Тут важно добиться возможности оперативного получения отчетов о сделанной работе, сколько в проектах. И вот с этой возможностью идти к руководству, если им это надо, то есть возможность замутить проект покруче. Если не надо, то один в поле не воин.

 

[Oleg Butrin]

Если хочется потренироваться с системами управления задачами, то можно начать с Trello (https://trello.com).
Неоднократно использовал в работе с небольшими командами ввиду того, что прост и достаточно эффективен. Чем особенно удобен: есть клиенты под мобильные платформы. То есть, если участнику прописывается новая задача, он получает уведомление на смартфон.

 

[splxgf]

Из отечественных проектов bitrix24.ru неплохо растет и бесплатен для небольших команд.