Доброго всем времени суток! Суть вопроса в кратце. По расширению парка печатного оборудования, глобального увеличения нагрузки на репроцентр, хочу максимально перевести процесс общения менеджеров со мной (нач. репро) и моими подчиненными в электронную форму. На данный момент организация, собственно, никакая - менеджер что то приносит либо мне либо оператору, что то говорит на словах, ни что ни где не фиксируется и естественно - что то как то делается. В случае разбора полетов нет никакой возможности найти виновного ибо кто и что говорил указывал либо дополнял информацией - категорически нет. Это все-подраздел репроцентра касаемый этикетки - листовой и ролевой. Есть подраздел продукции упаковки для семян - там уже как два-три года мною наведен дичайший автоматический порядок - все файлы строго структурированы, отсылка на заверку и прием-сравнение-оформление заверки происходит строго меня не касабельно - автоматом. Суть в том, что когда у заказчика 3-4 тысячи позиций такую систему вводить есть резон и заказчик сам это понимает. Но в случае с обычной этикеткой количество реализаций таких проектов за три года - ноль. Поэтому я хочу охватить максимум - скажем взять какую либо дополнительную программу, клиенты которой будут и на маках и на писи и заводить письменные задания и отслеживать их выполнение вплоть до заверки. Заверки пришпиливать к заданию и хранить в некоей базе, не привязанной к бумажным распечаткам корректоров. Хотелось бы знать, может у кого есть опыт ведения таких электронных помошников?
Организация работы препресс+взаимодействие с отделами.
- Автор темы Thunder
- Дата начала
Grafisoft
Участник
- Сообщения
- 95
- Реакции
- 3
Всё что вы описываете прекрасно реализовано в воркфлоу Cloudflow - пришлите вашу блок схему прохождения заказа и взаимодействия отделов, мы вам создадим воркфлоу где все будет цеплять где надо какой документ или файл, всё с отчетами кто когда что сделал, с автоматическими созданиями папок и прочее. Можно даже внедрить автоматические операции по препрессу. На выходе - отрипованный файл, либо PDF.
не совсем понял что означает Ваша фраза - автоматическое создание папок? Скажем на упаковке для семян у меня есть строго определенная структура которая создается сама. Здесь же все весьма индивидуально, и (как у меня была идея обьединения 1с названий и структуры с моим сервером) - такое мало реализуемо, хотя бы потому, что в 1с нет структуры как таковой, к примеру - у меня -вино такое то: лежит в папке клиент/тип этикетки/ литраж/тип материала+вариации, в 1с кроме клиента ничего больше нет и сваливать до кучи - путь в никуда.
Grafisoft
Участник
- Сообщения
- 95
- Реакции
- 3
Схема довольно стандартная, под неё несложно будет создать воркфлоу.
Насчет папок - иногда типографии тянут данные из 1С и автоматически создается папка в Exchange Folder с номером заказа из 1С куда притягиваются все данные из 1С по этому заказу. Тут всё зависит как у вас построена передача данных от клиента, на каком этапе (на этапе открытия заказа или часть данных приходит после утверждения макета заказчиком).
Коммуникация между отделами и с клиентом тоже проработана и очень удобна, не надо грузить/выгружать файлы, клиенты (в данном случае еще и операторы) просто входят в систему где файл уже лежит.
Есть возможность делать комментарии к файлу и адресовать их кому-либо (заказчику, менеджеру или оператору) а также отвечать на комментарии. Всё это записывается и сохраняется в системе.
А главное Вы бы видели как красиво всё это работает в воркфлоу, просто эстетическое удовольствие.
Насчет папок - иногда типографии тянут данные из 1С и автоматически создается папка в Exchange Folder с номером заказа из 1С куда притягиваются все данные из 1С по этому заказу. Тут всё зависит как у вас построена передача данных от клиента, на каком этапе (на этапе открытия заказа или часть данных приходит после утверждения макета заказчиком).
Коммуникация между отделами и с клиентом тоже проработана и очень удобна, не надо грузить/выгружать файлы, клиенты (в данном случае еще и операторы) просто входят в систему где файл уже лежит.
Есть возможность делать комментарии к файлу и адресовать их кому-либо (заказчику, менеджеру или оператору) а также отвечать на комментарии. Всё это записывается и сохраняется в системе.
А главное Вы бы видели как красиво всё это работает в воркфлоу, просто эстетическое удовольствие.
вот мне и нужна эстетика плюс удобство. с ростом типографии эти процессы становятся совершенно неуправляемыми..
ACTPOHOM
15 лет на форуме
- Сообщения
- 3 005
- Реакции
- 1 145
для начала перестать принимать задания и правки в устном виде.
Почта хорошее начало.
потом можно подумать и об форклофу.
Почта хорошее начало.
потом можно подумать и об форклофу.
Saratoga
10 лет на форуме
- Сообщения
- 778
- Реакции
- 365
К тому же или нет заголовка или он не соответствует написанному в теле письма...
Простите не совсем понял суть претензии в последнем посте. В первом моем посте был конкретно сформулирован вопрос про доп. программу, но не е-мейл. Письмами кидаться мы все умеем. Особенно прикалывает когда заказчик неконтролируемо присылает файл на допечатку, потом проходит месяц, приходит менеджер с данной работой и на мой вопрос где файлы говорит - да вы что, с дуба рухнули!? Заказчик же их прислал уже давно! На вопрос что где и когда - ответ - ну это же к вам на почту упало....
Кидаться не надо, надо пользоваться согласно регламенту - тема письма, получатели и прочее. На одной из предыдущих работ "кидание" лечилось просто - за нарушение правил переписки - штраф 5$. Быстро все научились.
Начните с почты, предполагаю, что часть вопросов снимется.
Ну в любом случае, понимаете, пришло письмо -ну его снял, кто то прочитал, даже сохранил - остальные об этом не знают и нигде это не отображается. Именно в этом ведь и суть, скажем техпроцесс: заявка от менеджера, в каком то виде и программе он оформляет это все в электронном виде, пишет пожелания, он может даже не пришпиливать файлы, придет ко мне, я их сам с ним найду и приколю электронно к заказу-техпроцессу, но суть в том чтобы это было понятно окружающим, в том числе и менеджеру, он же сам может потом зайти в свой процесс и посмотреть что как отсылалось, заверено или нет, понимаете? Тамже, если процесс завершен должна быть заверка, чтобы я не парился где по каким каталогам их распихивать.
ACTPOHOM
15 лет на форуме
- Сообщения
- 3 005
- Реакции
- 1 145
В любом случае почта это официальный документооборот фирмы.
Легкомысленно к ней относиться нельзя. Если сотрудник не умеет или не хочет пользоваться почтой - уволить.
Как форму заказа, можно использовать 1С, создав в ней техкарту или таблицу Excel.
абстрактная программа не спасет, если нет волевого желания руководства навести порядок, так как все будут мимо программы кидать задачи.
Если много сил и терпения, можно попробовать Birtix24, он очень замороченный, и к нему надо сильно быть готовым, но там можно ставить задачи и вести весь оборот информацией.
его можно юзать на халяву, пока хотелки не вырастут до платных версий.
Легкомысленно к ней относиться нельзя. Если сотрудник не умеет или не хочет пользоваться почтой - уволить.
Как форму заказа, можно использовать 1С, создав в ней техкарту или таблицу Excel.
абстрактная программа не спасет, если нет волевого желания руководства навести порядок, так как все будут мимо программы кидать задачи.
Если много сил и терпения, можно попробовать Birtix24, он очень замороченный, и к нему надо сильно быть готовым, но там можно ставить задачи и вести весь оборот информацией.
его можно юзать на халяву, пока хотелки не вырастут до платных версий.
У меня так было по пакетам для семян, вроде и девочки менеджеры были организованы, но письма электронные в варианте общения - это зло, приводило к полному хаосу. Сейчас у меня на пакетах так: каждому заказчику заведен фтп, в нем папки НА ВЫЧИТКУ, ПРАВКИ, ОФОРМИТЬ ЗАВЕРКУ, БАЗА ЗАВЕРЕННЫХ МАКЕТОВ. Оформление файла на вычитку -автоматом, выкладывается-автоматом, заказчик снимает с фтп пдф и читает. есть правки - написал в электронном виде скажем *.doc и выложил в папку ПРАВКИ, сервак сам мониторит появление файлов и раскидывает их по папкам в джобе клиента. Если макет вычитан без правок и все ок - клиент копирует его в папку ОФОРМИТЬ ЗАВЕРКУ - сервак сам его находит, ищет последний отправленный файл у себя, попиксельно сравнивает и если все ок то оформляет заверку (ставит печать подпись должность дату клиента) и выкладывает себе и клиенту в базу. Все, я только завожу систему на клиента, подключаю и забываю об этом. Так у меня разруливаются порядка 20-30 тысяч макетов по всем пакетным клиентам. К чему это я? к тому что как только возникает на любом этапе челловеческий фактор и выход из системы -в масштабе предприятия это все, хаос.
Grafisoft
Участник
- Сообщения
- 95
- Реакции
- 3
Вот типовое воркфлоу:
- Менеджер по продажам открывает заказ в 1С, в некую форму в ней же вносит некую тех информацию по заказу. Он же вносит джоб (графический файл в систему);
- Автоматически создается папка с номером заказа - в ней техзадание и в ней же джоб (джобы). Автоматически создается заказ.
(всё что выше можно построить автоматически или создать папку заказа вручную).
- Начальник препресса распределят заказы между препресс-операторами в зависимости от сложности работы.
- Препресс оператор получает уведомление по емейлу с ссылкой и попадает по ссылке в систему (сервер где джоб его ждёт). Проводит работу по препрессу.
- Начальник препресса получает уведомление что джоб выполнен (также по емейлу со ссылкой на джоб). Далее он сам или через менеджера по продажам информирует заказчика о готовности.
- Заказчик тоже получает емейл со ссылкой. Смотрит файл. Видит все комментарии. Тоже может писать комментарии. Все комментарии сохраняются. Одобряет файл. Досылает тех информацию (или нет).
- Далее оператор получает инфу что файл одобрен заказчиком, можно риповать и выводить цветопробу.
Далее возможны варианты.
Файл при этом всегда остается на сервере компании, ибо воркфлоу стоит на обычном компьютере, и никто его не загружает/выгружает миллион раз.
Все уведомления по емейлу имеют срок реакции (можно задать), если нет ответа, то снова емейл с копией начальнику допечати.
Сам емейл очень информативен - сразу видно сам файл большой иконкой, номер заказа, в тексте стоит что нужно сделать с файлом (сделать исправления/проверку/или одобрить) и собственно линк на сам файл, ведущий на сервер где он лежит.
Уровень доступа задается каждому пользователю (будь то оператор или сам заказчик) администратором.
Вся информация кто когда загрузил файл, кто что одобрил и когда, все записки и прочее сохраняется.
Все препресс операции можно делать автоматически (опционно), оператор лишь открывает файл и ставит или не ставит одобрение. Автоматом можно делать треппинг, проверки штрих-кодов, текстов, линий, делать цветоделение, ставить метки/лыжи, делать раскладку, даже 3D и термоусадку.
Все полностью под контролем администратора.
Система имеет встроенный рип (опционно) и супер мощный просмотровщик, просто сногсшибательный. Файл, рипованный или нет можно посмотреть во всех подробностях, со всей тех информацией.
- Менеджер по продажам открывает заказ в 1С, в некую форму в ней же вносит некую тех информацию по заказу. Он же вносит джоб (графический файл в систему);
- Автоматически создается папка с номером заказа - в ней техзадание и в ней же джоб (джобы). Автоматически создается заказ.
(всё что выше можно построить автоматически или создать папку заказа вручную).
- Начальник препресса распределят заказы между препресс-операторами в зависимости от сложности работы.
- Препресс оператор получает уведомление по емейлу с ссылкой и попадает по ссылке в систему (сервер где джоб его ждёт). Проводит работу по препрессу.
- Начальник препресса получает уведомление что джоб выполнен (также по емейлу со ссылкой на джоб). Далее он сам или через менеджера по продажам информирует заказчика о готовности.
- Заказчик тоже получает емейл со ссылкой. Смотрит файл. Видит все комментарии. Тоже может писать комментарии. Все комментарии сохраняются. Одобряет файл. Досылает тех информацию (или нет).
- Далее оператор получает инфу что файл одобрен заказчиком, можно риповать и выводить цветопробу.
Далее возможны варианты.
Файл при этом всегда остается на сервере компании, ибо воркфлоу стоит на обычном компьютере, и никто его не загружает/выгружает миллион раз.
Все уведомления по емейлу имеют срок реакции (можно задать), если нет ответа, то снова емейл с копией начальнику допечати.
Сам емейл очень информативен - сразу видно сам файл большой иконкой, номер заказа, в тексте стоит что нужно сделать с файлом (сделать исправления/проверку/или одобрить) и собственно линк на сам файл, ведущий на сервер где он лежит.
Уровень доступа задается каждому пользователю (будь то оператор или сам заказчик) администратором.
Вся информация кто когда загрузил файл, кто что одобрил и когда, все записки и прочее сохраняется.
Все препресс операции можно делать автоматически (опционно), оператор лишь открывает файл и ставит или не ставит одобрение. Автоматом можно делать треппинг, проверки штрих-кодов, текстов, линий, делать цветоделение, ставить метки/лыжи, делать раскладку, даже 3D и термоусадку.
Все полностью под контролем администратора.
Система имеет встроенный рип (опционно) и супер мощный просмотровщик, просто сногсшибательный. Файл, рипованный или нет можно посмотреть во всех подробностях, со всей тех информацией.
Последнее редактирование:
- Сообщения
- 7 866
- Реакции
- 6 673
на счет бюджета -если это реально будет работать и я буду иметь то что хочу, руководство лояльно отнесется к вложениям, за которыми следует порядок.