Смотря с кем и как налажена работа.
С некоторыми клиентами почта+мессенджер; с кем-то работа налажена через систему управления задачами/проектами, то и утверждение ведётся там доступными в конкретном сервисе средствами; с мутными и хитрожопыми клиентами есть практика официального утверждения с подписью ответственного лица и печатью предприятия в рамках подписанного договора, в общем, все официально. Крайне рекомендуется официально подписывать макеты, когда большая сумма сделки и большие риски по деньгам. Физическую подпись/печать можно заменить на официальную электронную, в каждой стране немного своя процедура электронных подписей и сопутствующего документооборота, но это удобнее, один раз наладил процесс и потом не надо никуда ездить.