1."Гражданин нач. производства, переделка данного макета выходит за рамки моих должностных обязанностей, потому я отдаю его в печать в том исходном состоянии, в каком его сдал заказчик. При этом довожу до вашего сведения, что при имеющемся качестве макета полученные оттиски будут низкого качества". В итоге, вы дистанцировались от начальника, переложили на него свои проблемы. Само собой, негатив обеспечен. Причём он вас всё равно заставит, а вы не сможете отказать, т.е. в данном письме содержится очень серьёзная ошибка: грозить тем, чего не можешь сделать.
2. "Уважаемый Иван Иванович! 1 апреля 2000 года для проведения допечатной подготовки поступил макет N. Данный макет не удовлетворяет следующим требованиям:
1.
2.
.
22.
При этом заказчик, по словам менеджера Сидорова, был надлежащим образом проинформирован о правилах подготовки макетов и снабжён соответствующей памяткой (по электронной почте).
Если заказчик не в состоянии изыскать возможность подготовить макет надлежащим образом, то для исправления данного макета силами нашего отдела потребуется ориентировочно 18 человеко-часов рабочего времени. Т.к. на допечатную подготовку такого макета в графике нашего отдела предусмотрено только 2 человеко-часа, исправление данного макета приведет к серьёзнейшей задержке (до 2-х рабочих дней) в подготовке макетов, предоставленных другими заказчиками в строгом соответствии с требованиями, и к срыву сроков их печати. Прошу вас разобраться в данной ситуации и принять решение по работе над проблемным макетом". Что же получается в данном случае? Вы не отказываетесь от переделки макета, вы готовы это сделать. Но вы обозначаете не только проблему, но и пути её решения и возможные последствия. И просите вашего начальника, в полном соответствии с субординацией, принять решение (а начальников для этого и держат, чтобы решения принимали). А начальник уже не сможет просто взять и отмахнуться, типа, делай как хочешь. Ибо если через полгода директор соберет планерку по вопросу систематического срыва сроков отделом препресса, то вот тут-то как раз все эти бумажки сослужат вашему шефу плохую службу. Но винить в этом вас он вряд ли сможет. А если и сможет, то только лишь себе на беду. Ибо тогда он получит в вашем лице не соратника, а конкурента. Начальников так и сваливают.
(По секрету скажу: я лично участвовал в таком деле, причём даже без бумажек, словами, сказанными в нужном месте в нужное время. Через пару месяцев начальником был уже я, и главное - к радости и при полной поддержке всего трудового коллектива.)
Что же делать вашему несчастному шефу? А идти к коммерческому директору (или кто там у вас) и обозначать ему сложившуюся ситуацию, типа "я понимаю, что у тебя продажи, но и мне попадать не хочется". Совместно примут решение в зависимости от ценности заказчика. Либо менеджер по телефону этому заказчику всё разъяснит (если не сильно серьёзный клиент), либо лично сам комм.дир. с препрессником, ноутбуком и образцами "вот как оно бывает, если делать, как вам сделали". А дальше, даже если клиент не сможет / не захочет всё самостоятельно переделать, его разведут на какие-то деньги за эту работу. Ну а если клиент такой крутой переговорщик с таким крутым заказом, что развести его не удалось, то, по крайней мере, будут сделаны шаги на пути решения двух проблем: повышения лояльности клиента (фактически, вы ему пошли навстречу) и формирования у него негатива по отношению к некомпетентному изготовителю макета с последующей его заменой на компетентного.